Odenwaldkreis: Bei allen Fragen rund um Arbeit und soziale Sicherung gut aufgehoben

Von
Katja Heßberger
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Anlaufstelle: Im Kommunalen Service-Center des Landratsamts werden Bürgerinnen und Bürger in Empfang genommen, die Anliegen rund um die Themen Arbeit und Soziale Sicherung haben. Das Symbolfoto zeigt den Arbeitsalltag im Kommunalen Service-Center, aber zum Schutz des Persönlichkeitsrechts keine Ratsuchenden selbst. (Foto: Odenwaldkreis)

Während der Corona-Pandemie war der Zugang zu Verwaltungseinrichtungen deutschlandweit stark eingeschränkt. Auch das Landratsamt in Erbach hatte sich auf die veränderten Bedingungen eingestellt und Alternativen zu persönlichen Terminen angeboten. Einige Maßnahmen haben sich während dieser Zeit bewährt und sollen fortgeführt werden.

Gerade die Hauptabteilung II, der unter anderem das Kommunale Job-Center (KJC), das Kommunale Service-Center und die Abteilung Soziale Sicherung zugeordnet sind, profitiert davon. Dabei können die positiven Erfahrungen des KJC mit Terminvereinbarungen in den letzten Jahren genutzt werden. So können etwa Abläufe bei Antragstellungen vereinfacht werden, was Kundinnen und Kunden sowie den Mitarbeitenden gleichermaßen hilft.

Vor allem der Weg, persönliche Vorsprachen ausschließlich nach vorheriger Terminvereinbarung anzubieten, hat sich als gut erwiesen und ist mittlerweile Kern der Besucherlenkung im ganzen Landratsamt. Termine können dadurch von allen Beteiligten noch gründlicher vorbereitet und Gesprächszeiten besser strukturiert werden. Das ermöglicht ein noch effizienteres Arbeiten und eine schnellere Antragsbearbeitung.

Persönlicher Empfang vor allem bei Erstgespräch wichtig

Persönliche Termine haben sich gerade bei der Erstantragstellung und den Erstgesprächen mit den Leistungssachbearbeiterinnen und -sachbearbeitern im gesamten sozialen Bereich bewährt und werden daher weiterhin genutzt. Die Kundinnen und Kunden werden hierfür während der regulären Öffnungszeiten zum Termin direkt im Kommunalen Service-Center in Empfang genommen und von ihren zuständigen Sachbearbeitern abgeholt. Bei persönlichen Terminen mit den Vermittlungscoachs der Teams Eingliederung und U25 im Postgebäude oder beim Team 50plus im Wiesenweg in Erbach geschieht dies an den dortigen Eingängen.

Der persönliche Empfang erleichtert vor allem Kundinnen und Kunden, die das erste Mal u.a. im Kommunalen Job-Center vorsprechen, das Ankommen und nimmt ein Stück weit auch die Anspannung vor dem Erstgespräch.

Wer sein Anliegen ohne Termin vorbringen oder Anträge persönlich abgeben möchte, kann dies weiter an der Service-Theke des Kommunalen Service-Centers tun. Neuantragsteller des KJC können dort auch kurzfristig in die Sofortberatungsstelle weiterverwiesen werden. In ihr steht den Kundinnen und Kunden täglich vormittags sowie an Donnerstagen vor- und nachmittags ein erfahrener Vermittlungscoach für eine Erstberatung im Rahmen der Arbeitsmarktintegration zur Verfügung. Zeitnah zur Antragstellung können Stellenangebote unterbreitet oder die Teilnahme an Eingliederungsmaßnahmen vereinbart werden.

Insgesamt gilt für Besucherinnen und Besuchern des Landratsamtes die dringende Empfehlung, eine medizinische Maske zu tragen.

Mehr Flexibilität dank Online-Anträgen

Mit der Einführung der elektronischen Akte und dem Angebot der Online-Antragstellung ist das Kommunale Job-Center zudem noch flexibler geworden, was Abstimmungen mit den Kunden außerhalb persönlicher Vorsprachen angeht. Viele Anliegen können kurzfristig auf telefonischem Wege geklärt werden. Ist eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter gerade nicht erreichbar, besteht die Möglichkeit, eine Rückrufbitte im Call-Center des Kommunalen Job-Centers zu hinterlassen. Die Weiterleitung an das Call-Center erfolgt automatisch.

Die Leistungssachbearbeiterinnen und -bearbeiter melden sich zudem, wenn ihnen direkt eine kurze E-Mail mit dem Anliegen und der Bitte um einen Rückruf geschickt wird. Ein einmaliger Anruf oder eine E-Mail genügt. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bitten um Verständnis, wenn eine Rückmeldung nicht immer am gleichen Tag erfolgen kann.

Datenschutzkonforme Kommunikation per „sicherer E-Mail“

Für eine datenschutzkonforme Kommunikation wurde in der gesamten Kreisverwaltung im Juli auf die Nutzung der sogenannten „Sicheren E-Mail“ umgestellt. Das Kommunale Job-Center, die Abteilung Soziale Sicherung und das Kommunale Service-Center bieten ihren Kundinnen und Kunden bei der Kommunikation und Datenübermittlung so auch auf elektronischem Wege größtmögliche Sicherheit. E-Mails, die sensible, persönliche Daten enthalten, werden nur noch verschlüsselt und mit Signaturzertifikat versehen versendet.

Erhält eine Kundin oder ein Kunde zum ersten Mal eine „sichere E-Mail“, ist eine einmalige Registrierung in einem Portal und das Festlegen eigener Zugangsdaten nötig. Erst danach kann er die eingegangene Nachricht entschlüsselt lesen. Mit den Zugangsdaten hat er Zugriff auf alle eingehenden „sicheren E-Mails“.

Gleichzeitig besteht für Kundinnen und Kunden die Möglichkeit, Daten ebenfalls sicher an die Behörde zu übermitteln, in dem sie oder er innerhalb des Portals die Antwortfunktion der eingegangenen E-Mail nutzt. Wer die verschlüsselte Antwortfunktion über das Portal nicht nutzen möchte, kann E-Mails auch wie bisher unverschlüsselt an die entsprechenden Stellen innerhalb der Kreisverwaltung versenden. Diese werden dort weiterhin von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern abgerufen und bearbeitet werden.

Darüber hinaus besteht natürlich die Möglichkeit, Unterlagen auch weiterhin, ganz klassisch, über den Postweg einzureichen oder diese in den Briefkasten am Haupthaus in der Michelstädter Straße 12, Erbach (links von der Eingangstür) einzuwerfen.

(Text: PM Odenwladkreis)