OB Schwenke treibt digitalen Umbau in Offenbach weiter voran

Von
Katja Heßberger
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(Symbolfoto: janeb13 auf Pixabay)

„Wir wollen Digitalisierung überall dort, wo sie einen konkreten Nutzen für die Bürgerinnen und Bürger hat“ – mit diesem klaren Ziel vor Augen treibt Oberbürgermeister Dr. Felix Schwenke den digitalen Umbau der Offenbacher Verwaltung schon länger voran. Nun folgt ein weiterer großer Schritt. „Die Ausgangslage ist klar“, so OB Schwenke: „Unsere Stadtverwaltung und Stadtwerke müssen ständig wachsenden Anforderungen gerecht werden. Durch gesetzliche Aufgaben, durch berechtigte Wünsche der Bürgerinnen und Bürger, durch eine wachsende Stadt. Gleichzeitig ist aber auch klar: Unsere finanziellen Mittel dafür sind beschränkt, wir dürfen und wir wollen auch nicht permanent mehr Personal einstellen. Die realistischste Lösung besteht deshalb darin, permanent und konsequent unsere internen Strukturen effizienter zu machen. Die Möglichkeiten der Digitalisierung bieten uns hierfür Chancen, die es früher so nicht gegeben hat.“


Als erste Maßnahme auf dem Weg zum digitalen Umbau der Stadtverwaltung richtete der Verwaltungschef 2021 die Stabsstelle Digitalisierung ein. Sie ist direkt dem Oberbürgermeister unterstellt und damit im innersten Kern der Verwaltung – gemeinsam mit der IT-Abteilung des Hauptamtes – angesiedelt. Ihr Auftrag war, sowohl die Stadtwerke als auch die Stadtverwaltung systematisch dabei zu unterstützen, Prozesse immer besser zu machen und mehr digitale Angebote für die Bürgerinnen und Bürger zu schaffen. Dafür wurden Fördergelder in Millionenhöhe eingeworben. Der Fokus der Stabsstelle liegt neben der Digitalisierung der Ämter und Behörden auch auf der Digitalisierung des öffentlichen Raums (Stichwort: Smart City) und darin, Daten nutzbar zu machen (Stichwort „Big Data“), um neue digitale Dienstleistungen der Stadt zu schaffen und bestehende leichter zugänglich zu machen.

Offenbach-App – mobiler und einfacher Zugang zu den Dienstleistungen der Stadt und der Stadtwerke

Ein heute schon für alle nutzbares Ergebnis der Arbeit und Unterstützung durch die Stabsstelle Digitalisierung ist beispielsweise die Offenbach-App, die den Bürgerinnen und Bürgern einen weiteren mobilen und einfachen Zugang zu den Dienstleistungen der Stadt und der Stadtwerke bietet. Aber das Potenzial ist sehr viel größer. OB Schwenke geht daher nun einen Schritt weiter: „Um die Chancen der Digitalisierung optimal zu nutzen, habe ich den Auftrag zur Schaffung eines Amtes für Digitalisierung, IT, Datenmanagement und Organisation erteilt. Um im Sinne der Bürgerinnen und Bürger dabei möglichst effizient zu sein, wird nicht einfach ein komplett neues Amt mit vielen neuen Stellen geschaffen. Stattdessen werden dem heutigen Hauptamt neue Aufgaben zugeordnet und alte Aufgaben abgenommen, so dass es am Ende als Amt für Digitalisierung optimiert ist.“

In der Digitalisierung sieht Schwenke zwar kein Allheilmittel. Es geht ihm vielmehr darum, die Chancen und Möglichkeiten zu nutzen: „Wir wollen einfache, sich wiederholende Aufgaben künstlicher Intelligenz und maschinellen Prozessen überlassen. Unsere Mitarbeitenden sollen mehr Zeit haben, sich intensiv um die schwierigen Anliegen von Bürgerinnen und Bürgern kümmern zu können.“

Ein Schwerpunkt des neu geformten Amtes wird werden, vorhandene Daten zu erfassen, neue zu erheben und diese dann nutzbar für alle zu machen. „Daten sind das neue Gold unseres Zeitalters. Daten ermöglichen völlig neue Anwendungen, die uns den Alltag erleichtern. Immer mehr Produkte und Anwendungen, etwa im Haushalt, verbessern heute dank Sensorik und Datenerfassung den Komfort und die Nutzung. Das wollen wir auch für die Leistungen der öffentlichen Verwaltung erreichen“, erläutert Schwenke.

Neue Arbeitsgruppe unter dem Titel „Eine Stadt, eine IT“

Dazu müssen auch interne Verwaltungsprozesse verändert und angepasst werden. Zudem gilt es, die neuen Möglichkeiten aufeinander abzustimmen. Um das zu erreichen, hat OB Schwenke als zweiten großen Schritt eine neue Arbeitsgruppe unter dem Titel „Eine Stadt, eine IT“ eingerichtet. Sie besteht aus den IT-Abteilungen der Stadt und der Stadtwerke sowie der Stabsstelle Digitalisierung. „Das alles ist kein Selbstzweck: Die Erwartungshaltung der Menschen ist hoch: Der Staat muss sich modernisieren, flexibler und schneller auf Herausforderungen reagieren“, so Schwenke.

Die Aufgaben der neuen Arbeitsgruppe sind: eine gemeinsame IT- und Digitalisierungsstrategie für Stadt und Stadtwerke auszuarbeiten, einheitliche Soft- und Hardwarelösungen zu finden, ein umfassendes Datenmanagement zu etablieren, konkrete Projekte auf den Weg hin zu einer „Smart City“ umzusetzen und dabei höchste Anforderungen an die IT- und Datensicherheit zu gewährleisten.

„Unsere Ziele sind ambitioniert und die Herausforderungen groß, denn wir müssen die Arbeitsprozesse im laufenden Betrieb verändern. Wir können nicht einfach eine völlig neue digitale Verwaltung auf der virtuellen grünen Wiese erschaffen. Erstens, weil wir selbst keine Insel in Deutschland und im Verwaltungsaufbau unseres Landes sind. Zweitens, weil wir längst nicht bei null beginnen“, so Schwenke. Alle Ämter und Gesellschaften arbeiten schon seit vielen Jahren mit unterschiedlichen Softwareanwendungen, oftmals zusammen mit übergeordneten Behörden und Ämtern in anderen Kommunen. Im Ergebnis sind die Organisationseinheiten unterschiedlich stark miteinander vernetzt und der Grad ihrer Digitalisierung ist unterschiedlich stark ausgeprägt. „Dies vor Augen wird deutlich, dass das Ziel einer smarten Stadtverwaltung nicht so einfach von heute auf morgen zu erreichen ist“, sagt Peter Walther, Geschäftsführer der Stadtwerke Offenbach Holding (SOH). „Wir haben einiges zu tun. Uns eint aber der Gedanke, dass wir gemeinsam, koordiniert und lösungsorientiert schneller vorankommen können. Wo nötig, werden wir neue Schnittstellen schaffen oder völlig neue, einheitliche Softwarelösungen etablieren. Die SOH kann hier ihre eigenen Erfahrungen in die Prozesse einbringen“, so Walther.

Ein bereits sehr konkretes und erfolgreiches Beispiel der Zusammenarbeit von Stadtwerken und Stadtverwaltung ist die von der Politik beauftragte „48-Stunden-Dreck-weg-Garantie“. Illegale Ablagerungen und Verschmutzungen im öffentlichen Raum werden innerhalb von 48 Stunden beseitigt. „Dafür haben wir gemeinsam mit der Stadtverwaltung einen durchgängigen, digital unterstützten Prozess vom Bürgerhinweis bis zur Umsetzung aufgebaut. Hinweise werden digital erfasst, automatisch in Arbeitsaufträge überführt und an die zuständigen Teams weitergeleitet“, erläutert Walther. Mobile Endgeräte und GPS unterstützen die Bearbeitung an Ort und Stelle; ein Dashboard liefert Echtzeit-Transparenz. So sinken manuelle Aufwände und Reaktionszeiten, gleichzeitig steigt die Zufriedenheit der Bürgerinnen und Bürger. Das Konzept basiert auf drei Bausteinen: digitale Erfassung, strukturierte Prozesssteuerung und klare Serviceziele. Die Umsetzung erfolgt mit marktgängigen Systemen und ohne spezielle Insellösungen.

OB Schwenke betont abschließend: „Wir arbeiten jetzt an einer neuen Architektur unserer kommunalen Verwaltung in Offenbach. Das ist ein großer Veränderungsprozess, aber das Ziel ist klar: Digitalisierung vom Antrag bis zur Genehmigung, vom Anfang bis zum Ende – ohne Medienbrüche. Und dabei muss immer der Nutzen für die Bürgerinnen und Bürgern ganz vorne stehen.“

(Text: PM Stadt Offenbach)