Elektronische Akte beschleunigt Arbeitsschritte – Intensive Vorbereitung
Es ist eine große Aufgabe, der sich das Kommunale Job-Center gestellt hat: die Einführung der elektronischen Akte (eAkte). Sie steht nach intensiver, sachgebietsübergreifender Vorarbeit vieler Beteiligter nun kurz bevor. Die digitale Aktenführung ist ein wichtiger Schritt, um die Geschäftsabläufe im Kommunalen Job-Center sowie dem Kommunalen Service-Center zu vereinfachen, Wartezeiten für Kunden zu reduzieren und gleichzeitig den ökologischen Fußabdruck der Behörde zu optimieren – alles vor dem übergeordneten Langzeitziel Digitalisierung. Im März sollen die letzten Mitarbeiterschulungen stattfinden, kurz vor dem geplanten und lang ersehnten „Go-Live“.
Durch die Einführung der eAkte haben die Sachbearbeiter zukünftig unkomplizierteren Zugang zu allen Unterlagen der Kunden. Auch im Vertretungsfall kann so leicht auf Informationen zugegriffen und Detailfragen können beantwortet werden. Zudem landen durch die Anpassung des internen Postlaufs und die Digitalisierung neue Posteingänge direkt beim zuständigen Mitarbeiter. Dies ermöglicht eine schnellere Bearbeitung von Kundenanfragen oder Anträgen.
Die größte Herausforderung bei der Einführung der eAkte bestand in der Koordination der verschiedenen Sachgebiete und darin, das Kollegium bei der Umsetzung einzubeziehen und von Anfang an mitzunehmen. Ein Punkt, auf den Projektleiter Marc Beysel großen Wert gelegt hat: „Ohne den Einsatz und die Kooperation der Mitglieder der Arbeitsgruppen, die jeweils für ein spezielles Sachgebiet eingebunden waren, wäre meine Arbeit in dieser Form nicht möglich gewesen.“
In sechs Arbeitsgruppen aus Mitgliedern verschiedener Sachgebiete wurden zu Beginn Vorgänge und Prozesse der unterschiedlichen Bereiche evaluiert. Diese waren die Basis für die Identifizierung nötiger Anpassungen von Prozessabläufen, die zukünftig bei der Arbeit mit der elektronischen Akte zum Tragen kommen. Dies schloss zahlreiche Tests sowie regelmäßige Treffen und Workshops innerhalb der Arbeitsgruppen ein.
Aus einer der Arbeitsgruppen hat sich für Beysel besondere Unterstützung ergeben. Seit Ende 2020 ist Johannes Schmahl Projektmitarbeiter. Er ist ehemaliger Vermittlungscoach, von Beginn an Teil der Arbeitsgruppen und kennt die aktuellen Verwaltungsabläufe im Job-Center. Er begleitet auch die für das Projekt nötige Zusammenführung des Dokumentenmanagementsystems und der Fachsoftware für Sozialverwaltungen.
Seine Hilfe war zudem mit Aufkommen der Corona-Pandemie gefragt, als zusätzliche Aufgaben auf das Projektteam zukamen. Die Implementierung eines Kommunikations- und Videokonferenz-Tools für die gesamte Behörde musste hier kurzfristig übernommen werden.
Trotz dieser unvorhersehbaren Hürde hat sich der Zeitplan des Projekts nur geringfügig verschoben. Die Arbeitsgruppen wurden mittlerweile mit einem Abschlussworkshop beendet und deren Ergebnisse gemeinsam mit der Steuerungsgruppe zusammengeführt. Die übergeordnete Steuerungsgruppe besteht aus Mitgliedern der Leitungsebene des Kommunalen Job-Centers und des Kreises. Sie kam vor allem bei strategischen Entscheidungen ins Spiel und ist für die Endabnahme des Projekts verantwortlich.
